Kertas Bil. 3 Tahun 2015 - (Selcat)_Enakmen Kebebasan Maklumat.Pdf

1. SELCAT telah mengadakan pendengaran terbuka pada 27hb Januari 2015 bagi menyiasat keberkesanan perlaksanaan Enakmen Kebebasan Maklumat (Negeri Selangor) 2011.

2. Ahli Jawatankuasa bersetuju untuk meneliti isu ini kerana terdapat aduan daripada Y.B. ADN Bukit Gasing dan daripada Persatuan Lebuhraya DASH bahawa perlaksanaan Enakmen ini adalah lemah dari segi memberikan akses kepada dokumen di Negeri Selangor.

3. Oleh yang demikian, sebagai sebuah Jawatankuasa Pilihan Khas yang dipertanggungjawabkan untuk memantau keupayaan, akauntabiliti dan ketelusan mana-mana agensi Kerajaan Negeri, SELCAT berpendapat ianya wajar untuk mengadakan pendengaran terbuka mengenai isu ini untuk mencari kebenaran, fakta dan memberikan kritikan membina dan cadangancadangan untuk memperbaiki kelemahan perlaksanaan Enakmen ini.

1. Pada tahun 2011, Dewan Negeri Selangor telah meluluskan Enakmen Kebebasan Maklumat (Negeri Selangor) 2011 bertujuan untuk menaiktaraf sistem urustadbir pentadbir untuk memberikan tahap ketelusan yang lebih tinggi.

2. Namun begitu, terdapat aduan daripada orang awam dan juga Ahli Dewan Negeri bahawa terdapat ketidakpatuhan terhadap Enakmen Kebebasan Maklumat tersebut dan didapati maklumat yang dipohon tidak diberikan atas alasan-alasan yang tidak jelas.

3. Siasatan awal yang dibuat secara tidak rasmi juga mendapati bahawa kurang pendedahan diberikan kepada kakitangan jabatan, badan dan agensi kerajaan didapati gagal memberikan maklumat mengenai prosedur di bawah Enakmen ini kepada orang awam.

1. Saksi-saksi/pegawai yang hadir.

a. Oleh kerana jumlah saksi-saksi dan pegawai-pegawai yang hadir adalah tersangat ramai, maka keterangan mereka dipecahkan kepada 3 kumpulan dan didengari mengikut kumpulan.

b. Seramai 41 orang Pegawai Maklumat berserta pembantu Pegawai Maklumat Jabatan masing-masing telah hadir, berserta wakil dari SUK, Badan Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) dan seorang ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN).

1. Komposisi kumpulan Pertama:

a. Y.B. Dato' Haji Mohammed Khusrin bin Haji Munawi Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor (Y.B. SUK)

b. YBhg. Datin Wan Rabiah binti Wan Mohd Yusof Setiausaha Bahagian (Pengurusan Sumber Manusia)

c. Pn. Noor Asdiana binti Abd Kadir Setiausaha Bahagian (Korporat)

1. Komposisi kumpulan Kedua (Pegawai Maklumat):

a. Puan Norliza Binti Yusof Jabatan Kerja Raya Negeri Selangor

b. Encik Syawal Bin Samin Jabatan Kerja Raya Negeri Selangor

c. Puan Azurah Binti Zainal Arrifin Jabatan Pengairan Dan Saliran Negeri Selangor

d. Puan Saidatina Rosmaniza Binti Saidina Othman Jabatan Agama Islam Negeri Selangor

e. Encik Mohd Farish Bin Noorshah Jabatan Agama Islam Negeri Selangor

f. Puan Zainab Binti Abdul Aziz Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Selangor

g. Puan Rusidah Binti Jamil Jabatan Perancangan Bandar Dan Desa Negeri Selangor

h. Encik Mohd Nafizi Bin Ramli Pejabat Daerah Dan Tanah Petaling

i. Puan Nor Azlina Binti Busu Pejabat Daerah Dan Tanah Gombak

j. Puan Nazma Shafini Binti Marlizan Pejabat Daerah Dan Tanah Klang

k. Puan Latifah Binti Darus Pejabat Daerah Dan Tanah Klang

I. Encik Mohd Yasin Bin Alwi Pejabat Daerah Dan Tanah Kuala Langat

m. Encik Mohd Asraf Bin Redzuan Pejabat Daerah Dan Tanah Kuala Langat

n. Puan Satiyah Binti Ahamad Pejabat Daerah Dan Tanah Kuala Langat

o. Puan Siti Hasmah Binti Rahman Pejabat Daerah Dan Tanah Hulu Langat

p. Puan Siti Noorliza Binti Md. Salleh Pejabat Daerah Dan Tanah Sepang

q. Encik Rosli Bin Abd. Hamid Pejabat Daerah Dan Tanah Sepang

r. Encik Ahmad Mahzan Bin Bohari Pejabat Daerah Dan Tanah Kuala Selangor

s. Encik Mohd Asraf Bin Redzuan Pejabat Daerah Dan Tanah Kuala Selangor

t. Puan Hasniza Binti Abdul Aziz Pejabat Daerah Dan Tanah Kuala Selangor

u. Encik Mohd Fareez Bin Mohd Ariss@Mohd Hatta Pejabat Daerah Dan Tanah Hulu Selangor

v. Encik Jasman Syazry Bin Mohd Saari Pejabat Daerah Dan Tanah Sabak Bernam

1. Komposisi kumpulan Ketiga:

a. Y.B ADN Bukit Lanjan

Pengerusi Jawatankuasa Tetap, Pelancongan, Alam Sekitar, Teknologi Hijau dan Hal Ehwal Pengguna

2. Proses penggubalan dan perlaksanaan Enakmen Kebebasan Maklumat

a. Peranan sebagai ahli MMKN hanya dalam penggubalan Enakmen Kebebasan Maklumat pada penggal lepas. Selepas penggal baru bermula pada 2014, tanggungjawab beliau telah selesai selepas pewartaan Pegawai Maklumat.

b. Ahli MMKN yang sepatutnya menyemak atau membuat susulan mengenai perlaksanaan Enakmen Kebebasan Maklumat di dalam mesyuarat MMKN selepas tahun 2013. Y.B. ADN Bukit Lanjan telah menimbulkan isu ini dari segi latihan dan membuat perancangan untuk mendapatkan khidmat nasihat daripada Foreign & Commonwealth Office of the United Kingdom (FCO) kerana di kalangan negara-negara Commonwealth, FCO yang terawal menggubal undang-undang yang sama dan mempunyai pengalaman yang luas.

c. Mereka telah menawarkan perkhidmatan mereka dari segi pemahaman, pengalaman dan interpretasi undang-undang kerana Negeri Selangor adalah negeri pertama di Malaysia yang berani melaksanakan undang-undang ini. Itu perkara terakhir yang beliau bangkitkan di MMKN berkenaan Enakmen Kebebasan Maklumat.

d. Pada tahun 2012, sebelum Pilihanraya ke-13, Kerajaan Negeri Selangor telah meluluskan latihan oleh seorang pakar bernama Barry Proudfoot untuk datang ke Selangor untuk menjalankan latihan tersebut.

Malangnya DUN dibubarkan, dan tidak dapat dijalankan. Selepas MMKN ditubuhkan semula semasa mesyuarat MMKN, beliau dimaklumkan bahawa latihan tersebut boleh dijalankan secara pentadbiran, oleh Kamar Undang-Undang Negeri Selangor.

e. Selepas 6 ahli MMKN dipecat tahun lalu, kesemua dokumen berkaitan Enakmen ini telah dipulangkan atau dimusnahkan. Namun begitu, pegawai bertanggungjawab untuk perlaksanaan Enakmen Kebebasan Maklumat yang telah diputuskan MMKN adalah Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor.

f. Dari segi undang-undang perlaksanaan Enakmen ini hanya dapat berjalan selepas pewartaan Pegawai-Pegawai Maklumat, Kaedah-Kaedah dan Peraturan-Peraturan pada tahun 2013.

3. Perlaksanaan program atau rancangan makluman/hebahan kepada orang awam dan latihan untuk Pegawai Maklumat:

a. MMKN tidak sempat menjalankan sebarang program berkaitan dengan Enakmen Kebebasan Maklumat tetapi terdapat perancangan.

b. Pada masa tersebut, perancangan dibuat untuk mengiklankan mengenai Enakmen Kebebasan Maklumat, hebahan nama Pegawai Maklumat, dan memberi taklimat atau pendedahan kepada orang awam tetapi malangnya tidak dapat dilaksanakan.

c. Sebarang pengiklanan, makluman atau hebahan mengenai Enakmen Kebebasan Maklumat tidak dapat dilakukan semasa tahun 2011 kerana tiada kaedah-kaedah, borang, fi, garis panduan prosedur (SOP) dan sebagainya lagi. Enakmen ini hanya dilaksanakan/dikuatkuasakan selepas kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan diluluskan oleh MMKN pada 2013. Kelewatan tempoh masa 1 tahun selepas pewartaan Enakmen ini adalah kerana peraturan-peraturan dan kaedah-kaedah tersebut masih disemak oleh Penasihat Undang-Undang Negeri Selangor (PUU). MMKN cuma memberikan peringatan mesra mengenai tarikh penyiapan peraturan-peraturan dan kaedah-kaedah tersebut kepada PUU. Tanggungjawab untuk menyiapkan dan menyerahkan peraturan-peraturan dan kaedah-kaedah yang lengkap kepada MMKN adalah pada Kamar PUU.

d. Kaedah-Kaedah dan Peraturan-Peraturan telah diluluskan pada 4hb Julai 2012 dan berkuatkuasa pada 5hb Disember 2012. Ahli-Ahli Badan Maklumat Negeri telah dilantik pada 25hb Mac 2013.

4. Untuk Badan Maklumat Negeri sebagai medium rayuan permohonan di bawah Enakmen Kebebasan Maklumat, terdapat dua tahap pencalonan Ahli Badan Maklumat Negeri, pertama adalah dari Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) dan dua orang lagi dinamakan oleh Y.B. ADN Bukit Lanjan.

5. Tanggungjawab MMKN terhadap Enakmen Kebebasan Maklumat

a. Pada pendapat Y.B. ADN Bukit Lanjan, walaupun tiada ahli MMKN yang bertanggungjawab, masih terdapat Badan Maklumat Negeri yang sepatutnya bebas daripada Kerajaan Negeri untuk membantu meneliti permohonan. Mereka seharusnya memainkan peranan yang lebih aktif untuk mengimbangkan pentadbiran ini. MMKN hanya boleh memantau dari segi perlaksanaan sahaja.

b. Beliau tidak pernah mendengar masalah-masalah yang ditimbulkan Pegawai Maklumat di tahap MMKN. Beliau bersetuju bahawa pembantu Pegawai Maklumat patut menerima elaun.

c. Dari segi pengubahan status dokumen-dokumen, perkara ini bukan hanya dialami di Kerajaan Negeri Selangor tetapi juga di negara-negara lain. Di dalam apa-apa perjanjian memang ada satu klausa bahawa pengubahan status dokumen tersebut memerlukan persetujuan pelbagai pihak.

d. Beliau berpendapat bahawa cara untuk menangani masalah ini adalah dengan memastikan setiap perjanjian yang ditandatangani Kerajaan Negeri Selangor perlu memasukkan klausa Enakmen Kebebasan Maklumat di mana sekiranya orang awam perlu mengetahui mengenai perkara ini, maka status perjanjian boleh diubah dan semua pihak memberikan kebenaran mereka.

1. Jawatankuasa mendapati bahawa terdapat kelemahan penyelarasan antara pihak Kerajaan Negeri dan Pegawai-Pegawai Maklumat dari segi perlaksanaan Enakmen ini secara keseluruhan. Jawatankuasa juga mendapati latihan tidak mencukupi dan kurang sesuai. Di samping itu, terdapat kekurangan dalam proses pelantikan Pegawai Maklumat di mana kebanyakannya bertugas tanpa sebarang latihan, tanpa elaun dan tidak diwartakan sehingga kini walaupun telah dipohon sejak April 2013.

2. Jawatankuasa mendapati Pegawai Maklumat tidak jelas mengenai tugas dan peranan masing-masing dan gagal menjalankan tugas mereka untuk menghebahkan proses di bawah Enakmen Kebebasan Maklumat kepada orang awam kerana tiada Pegawai Maklumat yang tetap disebabkan oleh pertukaran dan kenaikan pangkat.

3. Jawatankuasa juga mendapati bahawa terdapat masalah yang ketara dari segi komunikasi antara Pegawai Maklumat dan Ketua Jabatan dalam menepati keperluan permohonan apabila memerlukan penukaran kepada Jabatan lain. Jawatankuasa juga berpendapat sekiranya dokumen terperingkat yang memerlukan kebenaran Menteri Besar, jawapan atau maklum balas kepada pemohon harus diberikan oleh Pegawai Maklumat.

4. Jawatankuasa mendapati bahawa kekurangan permohonan berlaku di sesebuah jabatan adalah disebabkan oleh kekurangan penghebahan maklumat mengenai Enakmen Kebebasan Maklumat oleh Jabatan tersebut.

5. Jawatankuasa mendapati bahawa walaupun elaun sejumlah RM246,000.00 telah dibelanjakan oleh Kerajaan Negeri, namun ini tidak mencapai matlamat yang diharapkan dan tidak menepati prinsip nilai untuk wang (value for money).

6. Pegawai Maklumat tidak mengetahui mengenai proses rayuan yang menyebabkan kurangnya tindakan diambil oleh pemohon.

1. Seorang ahli MMKN hendaklah diberi tanggungjawab untuk menjaga portfolio Enakmen Kebebasan Maklumat untuk melaksanakan sebarang penambahbaikan terhadap sistem akses kepada maklumat di bawah Enakmen Kebebasan Maklumat.

2. Kerajaan Negeri Selangor hendaklah mempercepatkan proses pelantikan dan pewartaan Pegawai-Pegawai Maklumat sedia ada yang sudah mula bertugas sejak tahun 2013.

3. Latihan berkala untuk Penjawat Awam Kerajaan hendaklah dilaksanakan secara sistematik dan menyeluruh termasuk kakitangan kumpulan sokongan supaya mereka boleh memaklumkan kepada pemohon setiap langkahlangkah dalam mendapatkan akses kepada maklumat di bawah Enakmen ini termasuk rayuan kepada Badan Maklumat Negeri.

4. Garis Panduan untuk penyerahan tugas antara Pegawai Maklumat baru dan lama hendaklah dibuat untuk menyelaraskan proses pemprosesan tugasan tanpa sebarang masalah.

5. Latihan lanjutan sepertimana yang dicadangkan oleh Y.B. ADN Bukit Lanjan di mana pakar-pakar yang berpengalaman dalam perlaksanaan undangundang Kebebasan Maklumat hendaklah dibawa masuk untuk melatih Pegawai-Pegawai Maklumat dan membantu menambahbaik sistem dan prosedur sedia ada.

6. Hebahan dan pendidikan mengenai Enakmen Kebebasan Maklumat kepada pihak awam hendaklah diselaraskan oleh ahli MMKN, Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor dengan Jabatan-Jabatan supaya lebih teratur dan tersebar lebih luas memandangkan hanya sesetengah jabatan yang menunjukkan kesedaran umum dan permohonan yang tinggi, dan ini kerana mereka mengambil inisiatif sendiri untuk membuat hebahan tersebut.

7. Kaedah-Kaedah dan Peraturan-Peraturan di bawah Enakmen Kebebasan Maklumat hendaklah ditambahbaik untuk mewajibkan supaya pada setiap peringkat dan tahap dalam proses mendapatkan akses maklumat di dalam permohonan, pemohon akan dimaklumkan supaya mereka tidak tertunggutunggu dan membawa persepsi kurang baik terhadap amalan kerja penjawat awam Kerajaan Negeri Selangor.

8. Setiap perjanjian yang ditandatangani Kerajaan Negeri Selangor perlu memasukkan klausa Enakmen Kebebasan Maklumat di mana sekiranya terdapat kepentingan awam di mana orang awam perlu mengetahui mengenai perkara ini, maka status dokumen berperingkat perjanjian boleh diubah oleh MMKN untuk dimaklumkan kepada orang awam tanpa mendapatkan persetujuan pihak ketiga terlebih dahulu.

9. Jawatankuasa menegaskan bahawa Laporan Tahunan perlu dibentangkan di dalam Dewan Negeri Selangor sebagaimana yang diperuntukkan di bawah Seksyen 22 Enakmen ini.

Penyata ini telah disediakan oleh Y.B. Puan Hannah Yeoh, Pengerusi Jawatankuasa SELCAT dan telah dibincangkan serta diluluskan oleh Jawatankuasa SELCAT di mesyuarat Jawatankuasa pada 6hb Mac 2015.

Disahkan oleh :

Y.B. Puan Hannah Yeoh Tseow Suan

Pengerusi Jawatankuasa Pilihan Khas Mengenai Kecekapan, Kebertanggungjawaban dan Ketelusan (Special Select Committee on Competency, Accountability and Transparency-SELCAT)

URUS SETIA:

Setiausaha Bahagian

Ketua Penolong Setiausaha

Penolong Setiausaha

Penyelidik Kanan

Setiausaha Pejabat